W ubiegły weekend miałam okazję powiększyć swoją wiedzę medialną. Piszę medialną bo mam na myśli dziennikarskie i PRowskie podejście do  tematu. Z tego miejsca chciałabym gorąco podziękować Markowi Witkowskiemu za ponad dwugodzinne zajęcia z PR dla organizacji studenckich. To były najlepiej wykorzystane dwie godzinny od dłuższego czasu, dlatego nie zawaham się polecić CCUSA, w które jest zaangażowany Marek – na terenie Gdańska. Więcej info w odnośniku. 🙂

Chciałabym się dziś podzielić wiedzą jaką udało mi się uzyskać na warsztatach- by żyło nam się lepiej! 😉 

W ramach PR organizacji/inicjatyw studenckich postaram  się pokazać jak powinno pisać e-maile do uczelnianych jednostek, studenckich mediów, itp. 😉 Na niektóre elementy naniosłam własne doświadczenia.

TYTUŁ MAILA

Jest krótki, rzeczowy i powinien zawierać słowa-klucze np. STUDENT, PRAKTYKI, WYJAZD, ABSOLWENCI. Wszystko to co przykuje wzrok pani z dziekanatu. Istotne jest dodanie w temacie daty. Pozwala ona wizualizować  i zaplanować wstępnie sobie naszą inicjatywę.

TREŚĆ MAILA

Zasadnicze jest już rozpoczęcie. Nie witamy się! Mówimy/ piszemy dzień dobry. Pierwsza forma jest poufała i może zostać źle odebrana. 😉
Opisując naszą inicjatywę odpowiadamy na 5W czyli what,where,when,why,what+ how. Według mnie najlepszą kolejnością odpowiedzi jest: co/kto/dla kogo/kiedy/gdzie/po co.
Następnie piszemy instrukcję obsługi czyli co ma odbiorca zrobić z naszym przekazem i warto to zrobić nawet łopatologicznie, ostatnio w administracji uczelni spotkałam panią, która nie wiedziała jak w Wordzie stworzyć drugą stronę dokumentu. Przykład:

W załączniku jest notka prasowa. Należy ją zamieścić na stronie jednostki (np. Instytutu Politologii). 

 Nam się wydaje to oczywiste, niestety nie zawsze to jest dla naszych odbiorców. 😉

Podajemy namiary na koordynatora projektu, odpowiedzialnego za kontakt. Jeśli coś nie będzie się zgadzało a odbiorcy będzie zależeć- odezwie się.

Stopka, warto ją mieć. Serio serio 😉 Jeśli nie, podpisujemy się pod mailem i ewentualną funkcją. Niech wiedzą z kim piszą, a co! 😉

PLIKI WIDEO

Te w fajnej jakości zazwyczaj są ciężkie. Mogą się długo ściągać i zniechęcić odbiorcę do czekania. Jeśli zależy nam na filmiku linkujemy go a najlepiej jak podajemy go w kodzie html (czy jakoś tak 😉 )  Na YT kod znajdujemy w Udostępnij >>Umieść. Dla bardziej biegłych, w nagłych przypadkach, kod może okazać się zbawienny.

ZAŁĄCZNIKI

Pierwsza zasada- im mniej, tym lepiej. Jeśli jest ich trochę, lepiej na koniec maila dodać link np. do Dropboxa czy Google Drive.

Na warsztatach padło stwierdzenie „stare baby olewają ZIPy i RARy”. Coś w tym jest. 😉 Wniosek stąd taki, że dla nich nie pakujemy plików.

Niektóre dokumenty warto przesłać w PDFie. To na prawdę ratuje tyłki!
Jeśli chodzi o notki prasowe w załącznikach warto pisać je w notatki lub Wordpadzie. Te rozszerzenia zawsze się otwierają i nie będzie krzaczków. 😉 Dla mediów ważne są cytaty i wypowiedzi specjalistów ( z imienia, nazwiska i funkcji).

Obrazki trafiają w jpg’u lub png’u. Inne rozszerzenia mogą przestraszyć pracowników administracji 😉 No.. chyba, że inaczej umawialiśmy się, wtedy nadsyłamy w najlepszej jakości jaka jest a najlepiej w formie grafiki wektorowej. Najlepiej sprawdza się  to na logotypach.

Jeśli info ma trafić do mediów, to warto dorzucić jakiś gratis. Do radia warto podesłać nagraną zapowiedź w odpowiedniej długości w formacie MP3.

Tyle mojego wymądrzania. 😉 Jeśli komuś coś pomogło, to bardzo mnie to cieszy. Warto było tłuc się do Gdańska. 😉

Aa… poprawnie napisany e-mail to dopiero początek zabawy. 😉

Podziękowania dla Marka Witkowskiego.